Verklaring bescherming van persoonsgegevens van leden, deelnemers, freelance medewerkers, leveranciers en klanten van Ferm.
Versie januari 2020

Ferm verwerkt verschillende persoonsgegevens van leden, deelnemers, freelance medewerkers, leveranciers en klanten in het kader van haar socio-culturele werking, maatschappelijke opdracht en dienstverlening. Ferm gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de verwerking van deze persoonsgegevens en respecteert hierbij de Europese Verordening 2016/679 m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring informeert jou als lid, deelnemer, freelance medewerker, leverancier en/of klant over wat Ferm doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en over jouw rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten jij als betrokkene kunt uitoefenen.

1. Identiteit van de organisatie

Ferm vzw
Remylaan 4b
3018 Wijgmaal
016/24 39 99
ferm@samenferm.be
SamenFerm.be
RPR Leuven 0412.935.136
KBC BE91 7300 0410 1476

Privacy

e-mail: privacy@samenferm.be
016/24 39 99

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Ferm verwerkt de persoonsgegevens die je ons meedeelt bij aanvang van je lidmaatschap, aanmaak van een account, bij een bestelling of inschrijving of bij de aanvang van een samenwerking.

Het gaat om volgende gegevens:

  • naam en voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • leeftijd, geboortedatum
  • desgevallend: rijksregisternummer, ondernemingsnummer, of je beroepsactief bent in land- of tuinbouw en in welke sector, of je mantelzorger bent
  • mogelijks: beeld- en/of audio-opnamen
  • indien noodzakelijk: financiële gegevens, opleiding en vorming

3. Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt?

Je persoonsgegevens worden verwerkt i.f.v. de ledenadministratie, vormingswerkers- en/of leveranciersadministratie en klantbeheer.

Zo verwerken we jouw gegevens om/voor:

  • de verzending van het magazine Vrouwen met vaart en de Ferm-Nieuwsbrief
  • het deelnemen aan activiteiten
  • de ledenverzekering
  • betaaldiensten
  • de facturatie
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid en om andere toepasselijke regelgeving te kunnen naleven
  • jouw behoeften en voorkeuren beter te begrijpen, zodat Ferm haar diensten, activiteiten of producten daar beter kan op afstemmen
  • statistische gegevens te verkrijgen
  • een archief bij te houden
  • je dossier en prestaties te kunnen beheren en opvolgen
  • met jou te communiceren over de activiteiten, diensten en ondersteuning van Ferm en haar partners
  • aangepaste activiteiten of ondersteuning te kunnen bieden
  • voorstelling/promotie van activiteiten
  • door te geven aan onderaannemers en contractspartijen van Ferm voor de uitvoering van voorgaande punten

Ferm streeft optimalisatie en gebruiksvriendelijkheid na van haar informatieplatformen en gegevenssystemen.

Deze verklaring heeft ook betrekking op de verwerkingen in het kader van nieuwe functionaliteiten en diensten van Ferm, voor zover deze binnen bovenstaande doelstellingen van Ferm vallen.

4. Wat is de verwerkingsgrond van de verwerking?

Ferm verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van:

  • de overeenkomst die jij aangegaan bent of aangaat met Ferm voor het gebruik/verstrekken van een of meerdere diensten, activiteiten of producten (bv lidmaatschap, deelname aan activiteiten, aankoop of bestelling, freelance optreden als vormingswerker, leveren van producten of diensten …)
  • het gerechtvaardigd belang om leden, vrijwilligers en freelance medewerkers te ondersteunen in hun werking (webtoepassingen, aanbiedingen …)
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
  • toestemming die je gaf voor het verwerken van beeldmateriaal waaraan jij je medewerking verleende

Voor verwerking van andere persoonsgegevens dan vermeld in punt 2, vragen we vooraf toestemming. Deze toestemming kan ten allen tijde door jou worden ingetrokken.

Deze privacyverklaring is niet noodzakelijk van toepassing op diensten, activiteiten of producten van derden waarnaar verwezen wordt en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn

5. Aan wie worden verzamelde persoonsgegevens overgemaakt?

Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht noch verdeeld naar of ter beschikking gesteld aan andere organisaties buiten de eigen diensten van Ferm met uitzondering van:

  • organisaties aan wie de overdracht wettelijk verplicht is (bv. overheidsinstanties)
  • onderaannemers of contractspartijen voor de uitvoering van de diensten, activiteiten en producten die Ferm aanbiedt (bv. verzending maandblad, uitvoering bestelling, verzekering …)
  • onderaannemers of contractspartijen voor gebruik van (geïntegreerde) hulpmiddelen/toepassingen/diensten (bv. webtoepassingen)

Als je bij je persoonsgegevens kenbaar maakt dat je mantelzorger bent, bezorgt Ferm jouw gegevens aan Ons Zorgnetwerk vzw (organisatie van en voor mantelzorgers).

Met deze verwerkers/contractspartijen maakt Ferm de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Ferm kan echter niet verantwoordelijk worden gesteld voor de verdere verwerking van persoonsgegevens door die onderaannemers/contractspartijen.

Ferm verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de EU.

Bezoeken aan onze website worden geregistreerd door Google Analytics. Google Analytics is een webanalyse dienstverlening van Google Inc. Bij het verwerken van deze informatie, gebaseerd op gerechtvaardigd belang, weet Ferm hoe haar website wordt gebruikt en hoe Ferm deze kan verbeteren. Meer informatie over het privacybeleid van Google vind je op de website van Google.

6. Hoe lang worden je gegevens bewaard?

Ferm bewaart persoonsgegevens zo lang noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en voor de naleving van de toepasselijke regelgeving.

7. Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Je hebt het recht om je gegevens te raadplegen en te (laten) verbeteren. Je kunt zelf je naam, e-mailadres en telefoonnummer aanpassen via de Ferm website. Een adreswijziging geef je door via ferm@samenferm.be.

Je hebt tevens het recht je gegevens te laten wissen, over te dragen of de verwerking ervan te laten beperken. Een verzoek tot inzage, verbetering, wissing of beperking van de verwerking en gegevensoverdracht kan je richten aan privacy@samenferm.be, mét bewijs van je identiteit.

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kunnen we toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.

Meer informatie omtrent je rechten inzake bescherming van je persoonsgegevens vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging

Ferm verbindt zich ertoe om naar best vermogen alle redelijke maatregelen te nemen om de

bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid voor haar medewerkers.

Ferm bewaart en beheert deze gegevens in een beveiligde database van Ferm of desgevallend bij de verwerker van persoonsgegevens op servers in België of Nederland.

Ferm verbindt zich ertoe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking gebeurt conform de Europese Verordening 2016/679 (GDPR of AVG) van 25 mei 2016.

Ferm heeft o.a. volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens Ferm kennis kunnen nemen van jouw persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding/discretieplicht daarvan
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
  • de servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware.
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
  • de medewerkers van Ferm zijn op de hoogte van het belang van de bescherming van persoonsgegevens en van de privacyregels.

Voor meer informatie over de beveiliging van door Ferm verzamelde persoonsgegevens, kun je contact opnemen met privacy@samenferm.be

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of een indruk of aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op via privacy@samenferm.be.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) adviseert Ferm inzake de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen.

Data Protection Officer
Ferm
Remylaan 4b
3018 Wijgmaal
privacy@samenferm.be

11. Wijziging privacyverklaring

Ferm kan haar privacyverklaring en haar beleid met betrekking tot persoonsgegevens wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd op onze website.

.